Microsoft breidt de terugroepfunctie in Exchange Online uit naar e-mails die naar andere organisaties zijn verstuurd. Vanaf medio augustus 2026 rolt cross-tenant message recall uit, waarmee een verkeerd verzonden mail ook buiten de eigen tenant kan worden teruggehaald. De ontvangende organisatie houdt daarbij wel volledige controle over wie dat mag.
Wat is cross-tenant message recall?
Sinds 2023 heeft Exchange Online een cloudgebaseerde terugroepfunctie voor e-mail, maar die werkte alleen als afzender en ontvanger in dezelfde Microsoft 365-tenant zaten. Werd een mail per ongeluk naar een klant, leverancier of andere externe partij gestuurd, dan was terugroepen niet mogelijk. Met cross-tenant message recall verdwijnt die beperking: Exchange Online kan voortaan ook recall-verzoeken verwerken tussen twee verschillende Microsoft 365-tenants.
Alleen met toestemming van de ontvanger
De nieuwe functie werkt niet automatisch. Een organisatie die mails van een andere tenant wil laten terugroepen, moet dat expliciet toestaan. Dit gebeurt via twee voorwaarden:
- de ontvangende tenant moet cross-tenant message recall zelf inschakelen;
- de tenant-ID van de verzendende organisatie moet op een allow list staan.
Is aan beide voorwaarden voldaan, dan verloopt de recall net als bij een interne terugroepactie. Ontbreekt de toestemming, dan mislukt het verzoek en krijgt de afzender daarvan een melding.
Instellen via PowerShell
Beheerders regelen de functie via Exchange Online PowerShell. Met het cmdlet Set-CrossTenantRecallConfiguration -CrossTenantRecallEnabled $true wordt cross-tenant recall geactiveerd. Vervolgens voegt een beheerder vertrouwde tenant-ID's toe aan de toegestane lijst, bijvoorbeeld met -AllowedSenderTenantIds @{Add="TenantID1"}. Tenant-ID's verwijderen kan op dezelfde manier met de parameter Remove. Zonder deze configuratie blijft de functie standaard uitgeschakeld.
Tijdlijn van de uitrol
Microsoft start de wereldwijde uitrol medio augustus 2026, inclusief omgevingen voor de Amerikaanse overheid (GCC, GCC High en DoD). De verwachting is dat de functie begin september 2026 algemeen beschikbaar is voor commerciële en overheidsklanten. Zolang de uitrol loopt, kan het per tenant verschillen wanneer de instelling zichtbaar wordt in het beheercentrum.
Waarom dit een gevraagde uitbreiding is
Foutief verzonden e-mail stopt niet bij de grenzen van een organisatie. Bedrijven werken steeds vaker met partners, toeleveranciers of gelieerde bedrijven die in een eigen Microsoft 365-tenant zitten, en een verkeerd verstuurd bestand of een half afgemaakt concept blijft in die situaties gewoon liggen bij de ontvanger. De interne recall-functie loste dat probleem niet op. Cross-tenant recall is dan ook een van de vaakst gevraagde toevoegingen aan Exchange Online sinds de introductie van de cloudgebaseerde recall in 2023.
Wat betekent dit voor gebruikers?
Voor de eindgebruiker verandert er weinig aan de manier van werken: het terugroepen van een bericht via Outlook blijft dezelfde handeling, ook als de ontvanger in een andere organisatie zit. Het resultaat hangt alleen af van instellingen die de IT-afdeling van de ontvangende organisatie vooraf heeft geregeld. Gebruikers die vaak met externe partijen mailen, zien pas een verschil zodra hun eigen IT-beheerder en die van de andere organisatie de functie over en weer hebben ingericht.
Wat raden wij aan?
Voor IT-beheerders is het raadzaam om na de uitrol te bepalen welke externe organisaties in aanmerking komen voor de allow list, bijvoorbeeld vaste partners of onderdelen van hetzelfde concern. Omdat de functie standaard uitstaat, is er geen risico dat externe partijen ongevraagd berichten bij de eigen organisatie kunnen terugroepen. Wie hier vooraf beleid voor bepaalt, voorkomt onduidelijkheid zodra de mogelijkheid in het beheercentrum verschijnt.
Wat kun je hieruit meenemen?
Microsoft maakt de terugroepfunctie in Exchange Online vanaf medio augustus 2026 bruikbaar over de grenzen van een tenant heen, zodat een verkeerd verzonden mail ook bij externe organisaties kan worden teruggehaald. De functie werkt uitsluitend op basis van wederzijdse toestemming: de ontvangende tenant bepaalt via een allow list welke externe tenants recall-verzoeken mogen indienen, en zonder die configuratie verandert er niets aan het bestaande gedrag.
Voor organisaties die veel met externe partners samenwerken, is dit een praktische aanvulling op een functie die tot nu toe beperkt bleef tot berichten binnen de eigen organisatie. De daadwerkelijke impact hangt af van hoe snel IT-afdelingen de allow list instellen en met welke partners zij deze vertrouwensrelatie aangaan. Tot de volledige uitrol (verwacht rond begin september 2026) kan de beschikbaarheid per tenant nog verschillen.
