Microsoft schuift de uitrol van een nieuwe AI-functie in Microsoft Teams met ongeveer een maand op. De automatische archivering van vergaderingen met AI-gegenereerde samenvattingen, die eerst begin augustus 2026 zou starten, gaat nu pas begin september 2026 van start. Voor IT-beheerders betekent dit extra tijd om instellingen te controleren voordat de functie standaard actief wordt.
Wat houdt het AI-archief in?
Teams introduceert zogenoemde .meeting-archiefbestanden: AI-gegenereerde samenvattingen van vergaderingen die worden gebruikt om Microsoft 365 Copilot en de Teams-functie Facilitator van context te voorzien. Doel is dat deze AI-assistenten nauwkeuriger en relevanter kunnen reageren op vragen over eerdere vergaderingen, zonder dat daarvoor de volledige, ruwe transcriptie wordt bewaard.
De functie staat geregistreerd onder Roadmap ID 558933 en werd door Microsoft aangekondigd via berichtcentrummelding MC1429018.
Nieuwe planning: van augustus naar september
Microsoft paste de rolluitrol op 30 juli 2026 aan. De oorspronkelijke tijdlijn zag er als volgt uit:
- Targeted release: vanaf begin augustus 2026
- Wereldwijde beschikbaarheid: vanaf eind augustus 2026
De bijgewerkte planning is:
- Targeted release: vanaf begin september 2026, afgerond medio september 2026
- Wereldwijde beschikbaarheid: vanaf medio september 2026, afgerond eind september 2026
Microsoft heeft geen reden voor het uitstel gegeven, maar meldt beheerders wel dat de instellingen in het Teams-beheercentrum ongeveer twee weken vóór de daadwerkelijke uitrol beschikbaar komen.
Wanneer wordt een archiefbestand aangemaakt?
Niet elke vergadering krijgt automatisch een AI-archief. Een .meeting-bestand wordt alleen gegenereerd als aan alle onderstaande voorwaarden wordt voldaan:
- Er wordt een vergadertranscript gemaakt en opgeslagen.
- Minstens één deelnemer beschikt over een Microsoft 365 Copilot-licentie.
- De vergaderoptie "Copilot en Facilitator toestaan" staat ingesteld op "Tijdens en na de vergadering".
Vergaderingen met een gevoeligheidslabel dat versleuteling omvat, end-to-end versleutelde vergaderingen en vergaderingen met beperkingen op kopiëren of doorsturen krijgen geen archiefbestand.
Waar worden de bestanden opgeslagen?
De archiefbestanden komen terecht in een tenant-eigen SharePoint Embedded-container, dus niet in de persoonlijke opslag van een individuele gebruiker. Gebruikers kunnen de bestanden niet rechtstreeks openen, hernoemen of verplaatsen: alleen Copilot en Facilitator gebruiken de inhoud om vragen over vergaderingen te beantwoorden, mét bronvermelding naar de betreffende vergadering.
Belangrijk detail: de bestanden bevatten uitsluitend AI-gegenereerde samenvattingen en inzichten. Er worden geen fragmenten van de ruwe transcriptie opgeslagen.
Bewaartermijn en toegang
Standaard geldt een bewaartermijn van vijf jaar (1.825 dagen), waarna bestanden automatisch worden verwijderd. Beheerders kunnen deze termijn aanpassen aan het eigen beleid rond gegevensbewaring.
Toegang tot de inzichten uit een archief is beperkt tot gebruikers die zelf toegang hadden tot de betreffende vergadering én tot dezelfde tenant behoren als de organisator. AI-tools tonen dus geen inzichten aan gebruikers die niet bij de vergadering aanwezig waren.
Wat betekent dit voor beheerders?
De functie staat standaard ingeschakeld voor de hele organisatie zodra deze wordt uitgerold. Beheerders die dit niet willen, kunnen de instelling vooraf uitzetten via het Teams-beheercentrum, onder Vergaderbeleid > AI-geheugen en archief > "AI toestaan om vergaderingen te archiveren met .meeting-bestandsgeneratie".
Microsoft raadt organisaties aan om:
- de instelling te controleren zodra deze beschikbaar komt, ruim vóór de daadwerkelijke uitrol in september;
- de standaard bewaartermijn van vijf jaar te toetsen aan het eigen compliance- en retentiebeleid;
- helpdesk- en compliance-teams vooraf te informeren over de nieuwe functie.
Actie is niet direct verplicht, maar gezien de functie standaard actief staat, is het raadzaam de instelling niet ongezien voorbij te laten gaan.
Wat kun je hieruit meenemen?
Microsoft verschuift de uitrol van automatische AI-archivering in Teams met ongeveer vier weken, van begin augustus naar begin september 2026. De functie zelf verandert niet: vergaderingen met een transcript, minstens één Copilot-licentie onder de deelnemers en de juiste AI-instelling krijgen straks automatisch een AI-gegenereerd archiefbestand, bedoeld om Copilot en Facilitator beter te laten functioneren over meerdere vergaderingen heen.
Voor organisaties die met Microsoft 365 Copilot werken, is het belangrijkste gevolg dat de functie standaard aan staat en dus impact heeft op gegevensopslag en bewaarbeleid, ook als individuele gebruikers er zelf niets van merken. Het uitstel geeft IT-afdelingen simpelweg meer ruimte om de instelling te beoordelen voordat deze automatisch wordt toegepast op vergaderingen binnen de organisatie.
